Otimização do funcionamento do bloco operatório nos hospitais através da aplicação da metodologia Lean Healthcare

Autor:
Álvaro Pérez Villanueva
Project Manager en SGS Productivity and 6 Sigma Black Belt
 

É possível melhorar a eficiência na sala de operações sem comprometer a qualidade dos cuidados? 

Bill Gates disse-o claramente: 

Antes de digitalizar e modernizar as salas de operações, é essencial otimizar os seus processos. A metodologia Lean Healthcare aplicada ao ambiente cirúrgico reduz o desperdício, melhora o planeamento e garante uma melhor experiência para os doentes e profissionais de saúde. 

Os 10 principais problemas que afetam a eficiência cirúrgica 

Através de uma análise detalhada do fluxo de trabalho nos blocos operatórios, identificámos uma lista de dez problemas críticos que têm impacto na produtividade e na qualidade dos cuidados: 

1. Tempo de paragem entre cirurgias

• Atrasos na programação e preparação das salas de operações 
• Ineficiência na gestão dos turnos do pessoal 
• Falta de coordenação entre as equipas médicas e administrativas 

2. Baixa utilização dos blocos operatórios 

• Cancelamentos e reagendamentos frequentes  
• Falta de normalização dos tempos cirúrgicos 
• Gestão ineficaz dos materiais e equipamentos 

3. Sobrecarga e falta de equilíbrio nos horários 

• Atribuição excessiva de doentes em determinados dias 
• Impacto na disponibilidade de camas e recursos 
• Atrasos na programação cirúrgica devido a desfasamentos na carga de trabalho 

4. Gestão ineficaz da informação 

• Dependência de registos manuais e sistemas desatualizados 
• Falta de integração digital entre as áreas médica e administrativa 
• Erros na transmissão e no acesso a dados essenciais 

5. Fluxos operacionais mal otimizados 

• Elevados tempos de espera para atribuição de camas e salas de operações 
• Atraso nos processos de alta hospitalar, afetando a disponibilidade de recursos 
• Circuitos internos com estrangulamentos que atrasam a prestação de cuidados 

6. Problemas na gestão do pessoal cirúrgico 

• Falta de disponibilidade ou afetação inadequada de recursos humanos 
• Sobrecarga de trabalho em determinadas alturas 
• Má comunicação entre cirurgiões, anestesistas e enfermeiros 

7. Atrasos na disponibilidade de materiais e equipamentos

• Deficiências na logística e no reabastecimento de materiais 
• Problemas na esterilização e preparação dos instrumentos 
• Falta de um sistema de controlo das existências em tempo real 

8. Falta de normalização dos principais protocolos 

• Variabilidade nos prazos e critérios dos procedimentos cirúrgicos 
• Impacto na segurança dos doentes e na eficiência operacional 
• Dificuldades em medir e otimizar o desempenho cirúrgico 

9. Deficiências na comunicação e coordenação 

• Falta de integração entre os sistemas de informação dos hospitais
• Utilização limitada de ferramentas digitais para o planeamento e o acompanhamento das cirurgias 
• Feedback limitado para a melhoria contínua dos processos 

10. Impacto na experiência dos doentes 

• Atrasos nos tempos de espera pré-cirúrgicos 
• Falta de informação clara sobre a programação cirúrgica
• Stress e ansiedade dos doentes devido à incerteza do processo 

Estes problemas refletem a necessidade de uma intervenção estruturada que combine as metodologias Lean Healthcare com soluções tecnológicas avançadas para otimizar a eficiência operacional e melhorar a qualidade dos cuidados. 

A Solução: Lean Healthcare e Tecnologia Aplicadas à Gestão Cirúrgica 

Para enfrentar os desafios detetados, propomos uma estratégia baseada na combinação de Lean Healthcare e de tecnologias avançadas para otimizar a gestão do bloco cirúrgico. 

Principais soluções: 

• Otimização de processos com ferramentas Lean, eliminando desperdícios e redesenhando fluxos de trabalho utilizando metodologias como o Value Stream Mapping (VSM); 
• Digitalização e automatização do planeamento cirúrgico com software especializado, dashboards com KPIs e sistemas de gestão visual para melhorar a rastreabilidade e reduzir os erros administrativos; 
• Monitorização em tempo real dos blocos operatórios, do pessoal e do equipamento para otimizar a utilização dos recursos e minimizar o tempo de inatividade; 
• Cirurgia assistida por robots, redefinição dos fluxos cirúrgicos, formação do pessoal e utilização de simulações pré-operatórias para melhorar a eficiência; 
• Balanço entre a carga e a normalização de protocolos, desenhando modelos de programação cirúrgica equilibrados e otimizando os tempos de recuperação na Unidade de Cuidados Pós-Anestésicos (UCPA);
• Formação contínua do pessoal em metodologias céleres e melhoria da comunicação interdepartamental para reforçar a coordenação.

Para uma implementação eficaz, é essencial: 

• Definir o valor na perspetiva do paciente; 
• Conceber fluxos de trabalho eficientes que eliminem interrupções desnecessárias; 
• Garantir um fluxo de trabalho contínuo que seja adaptável à procura de cuidados; 
• Promover uma cultura de melhoria contínua baseada na análise e resolução de problemas; 
• Incentivar a liderança e a participação da equipa multidisciplinar. 

Conclusão:

A otimização do funcionamento do bloco cirúrgico requer uma abordagem holística, que combine a engenharia de processos, a tecnologia avançada e a metodologia Lean Healthcare. A colaboração com a SGS Productivity, uma empresa de consultoria especializada, permite a implementação de sistemas de melhoria contínua adaptados a cada hospital. Graças à sua vasta experiência na implementação da metodologia Lean em vários sectores, como o alimentar, o automóvel, o farmacêutico e o logístico, a SGS Productivity oferece um conhecimento transversal que enriquece a transformação do ambiente hospitalar.

A aplicação destes princípios não só aumenta a eficiência do hospital, como também tem impacto na segurança do paciente, na redução de custos e na satisfação do pessoal. Com a estratégia correta, a transformação do bloco operatório do hospital pode tornar-se um motor de inovação na organização hospitalar moderna.

O seu hospital está a otimizar ao máximo as suas salas de operações?